Como Hacer un Sistema Contable Con Microsoft Excel Cap. 001
Como hacer un sistema
contable simple, creando un catalogo/plan de cuentas y una carga de partidas/asientos.
Además de reportes
sencillos de los estados financieros básicos.
Catálogos
Iniciaremos
esta tarea creando un nuevo archivo de Excel al cual llamaremos: CTA Contabilidad.xls, renombraremos la
hoja1 como: Cat y es aquí donde
empieza nuestra tarea, ya que en esta digitaremos y formularemos nuestro
Catalogo/Plan de Cuentas Contables las cuales son nuestra base para armar un sistema contable simple.
Catalogo de Cuentas
La
correcta elaboración del catalogo de cuentas es básico y vital para toda
empresa y así también para la elaboración del resto de nuestro sistema
contable, claro que la elaboración del original catalogo de cuentas le
corresponde a los profesionales en la materia y nosotros nos serviremos de este
siguiendo el orden y la estructura del mismo.
A
continuación un ejemplo de codificación y una imagen de como quedara un
catalogo completo en nuestra hoja: Cat.
Rubro
|
Codificación
|
Activo
|
1.0.00.00.00.00
|
Pasivo
|
2.0.00.00.00.00
|
Capital ó
Patrimonio
|
3.0.00.00.00.00
|
Egresos
(Resultados Negativos)
|
4.0.00.00.00.00
|
Ingresos
(Resultados Positivos)
|
5.0.00.00.00.00
|
Como podrán apreciar en la primera imagen de las anteriores, cada cuenta está separada por grupos o niveles (en este caso los separamos por puntos para mayor comprensión), el primero indica el nivel: Naturaleza; Ej.: Activo, Pasivo, Patrimonio, el segundo el nivel: Clasificación; Ej.: Corriente o No Corriente, el tercero indica el nivel: Mayor, el cuarto el nivel: Sub Cta. Mayor, el quinto el nivel: Detalle y finalmente el sexto el nivel: Sub Cta. Detalle.
Hoja:
Cat | Celda x Celda
1- Celda
A1: Contiene el Titulo “Catalogo de Cuentas”, para que se
muestre tal cual debe centrar el párrafo y un pequeño truco, al momento de
digitar en lugar de espacios utilizas el atajo de teclado ALT+ENTER.
2- Celda
B1 a G1: Los nombres de los niveles antes mencionados.
3- Celda
A2: Rotulo de los dígitos de los
niveles.
4- Celda
B2 a G2: Cuantos dígitos corresponden a cada nivel.
5- Celda
A3: Rotulo del total de dígitos
acumulado de conformidad al nivel.
6- Celda
B3 a G3: Cuantos dígitos acumulados corresponden a cada nivel.
7- Celda
A4 a K4: Rótulos de nombre de campo/columna de nuestro catalogo.
7.1- Celdas
bajo el rotulo: “Código\Nivelesà”;
contendrán las formulas VALOR y CONCATENAR la cual utilizamos para unir
cada una de las partes que conforman el código de nuestra cuenta contable.
7.1-1. Formula:
=VALOR(CONCATENAR(B5,C5,D5,E5,F5,G5))
7.2- Celdas
bajo el rotulo: 1 al 6; contendrán los códigos
correspondientes a cada uno de los niveles de la cuenta que se está digitando.
7.3- Celdas
bajo el rotulo: “Descripción de Cuenta”;
Nombre/Descripción de la cuenta.
7.4- Celdas
bajo el rotulo: “Rubro”; contendrá
el rubro de la cuenta que se está digitando. Ej.: Activo, Pasivo, Patrimonio... etc.
7.5- Celdas
bajo el rotulo: “Aplicación”;
contendrá donde debe ser aplicado/registrado los valores por default.
7.6- Celdas
bajo el rotulo: “Posteo”; contendrá
e indicara SI ó NO la cuenta puede ser utilizada directamente en las
partidas/asientos contables.
Notas:
Antes de
empezar a digitar nuestro catalogo de cuentas y después de haber digitado los
encabezados/rótulos de columnas, asegúrese de dar formato de texto a las celdas
que se encuentren bajo los rótulos de columna 1 al 6, esto nos
garantizara que podamos utilizar los ceros a la izquierda y cumplir con la
cantidad total de dígitos de cada cuenta.
Los
colores de celda son opcionales, a criterio de cada uno, aclaro que a las
celdas bajo el rotulo: Posteo; les cree un
formato condicional para que cambiara su color dependiendo si digitabas SI ó NO.
El
formato condicional lo encontramos en: Inicio -> Estilos -> Formato
condicional.
