Como Hacer un Sistema Contable Con Microsoft Excel Cap. 004

Alimentar Nuestra Base de Datos

Hemos de alimentar nuestra base de datos con cada uno de los registros que ingresemos en la hoja registros, pero también debemos asegurarnos que nuestros registros cuadren, en dicha hoja se incluyo una opción que nos indica si existen o no diferencias en los registros que digitemos, pero no está de más implementar controles para asegurarnos que estamos realizando una labor correcta.

Por tal motivo crearemos una MACRO que en primer lugar, nos asegure que los registros estén correctos para continuar con el traslado de la información a nuestra Base de Datos, al mismo tiempo podremos hacer que nuestra macro nos prepare la hoja registros para nuevos ingresos.

Macro: Fecha Hoy

Sub FechaHoy()

    Sheets("Registros").Select

    Range("G2").Select

    ActiveCell.FormulaR1C1 = "=NOW()"

    Range("A1").Select

End Sub

Esta macro se asegurara que, si en algún caso borramos o cambiamos la fecha en nuestra hoja: Registros, la formula: =AHORA(), vuelva a su respectiva celda.

Macro: Incrementar

Sub Incrementar()

    Dim conta As String

    Sheets("Registros").Select

    Range("D2").Select

    conta = ActiveCell.Value

    ActiveCell.FormulaR1C1 = conta + 1

    Range("A1").Select

End Sub

Esta macro se asegura de continuar el conteo de las partidas que estemos registrando.

Macro: Inicia Conteo Partidas

Sub IniciaConteoPartidas()

    Sheets("Registros").Select

    Range("D2").Select

    ActiveCell.FormulaR1C1 = 1

    Range("A1").Select

End Sub

Esta macro iniciara el conteo de partidas cada vez que nosotros queramos, volverá a generar la partida 1.

Macro: Grabar Partida

Sub GrabaPartida()

Rem Grabar partida y preparar para nuevo registro.

    If Range("F6").Value = 0 Then

    MsgBox "No Se Han Registrado Cargos", 64, "Imposible Guardar"

    ElseIf Range("G6").Value = 0 Then

    MsgBox "No Se Han Registrado Abonos", 64, "Imposible Guardar"

    ElseIf Range("G7").Value <> 0 Then

    MsgBox "Esta Partida No Cuadra Por: $" & Range("G7").Value, 16, "Imposible Guardar"

    ElseIf Range("D4").Value = 0 Then

    MsgBox "Ingrese Concepto General", 48, "Imposible Guardar"

    Else

'---------------

    Range("C10:W10").Select

    Range(Selection, Selection.End(xlDown)).Select

    Selection.Copy

    Sheets("BaseDatos").Select

    Range("A1").Select

    Selection.End(xlDown).Select

    ActiveCell.Offset(1, 0).Select

    Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _

        :=False, Transpose:=False

    Range("A1").Select

'---------------

    Sheets("Registros").Select

    Range("D4").Select

    Selection.ClearContents

    Range("C10:C69").Select

    Selection.ClearContents

    Range("E10:G69").Select

    Selection.ClearContents

    Range("G2").Select

    Selection.ClearContents

'---------------

    Application.Run "FechaHoy"

    Application.Run "Incrementar"

    End If

'---------------

    Range("D4").Select

End Sub

Esta macro se asegura que los registros estén aptos para grabarse en nuestra base de datos, al confirmar que dichos registros son aptos, procede a grabarlos y al mismo tiempo regresa a nuestra hoja: Registros y se asegura que la formula: =AHORA(), este en la celda que deba estar y termina incrementando el número de partida al inmediato siguiente.

Macro: Ir a Menu

Sub IrMenu()

    Sheets("Menu").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta macro tal como su nombre lo indica, nos regresara al menú principal de nuestro sistema, y hemos de utilizarla en prácticamente todas nuestras hojas a excepción del menú claro.

Reportes

Todos nuestros registros han sido incorporados a la base a través de la macro que creamos para tal fin. De tal forma que podamos consultar la información cargada, claro que dicha información está en bruto y para ser digerible ó fácil de utilizar y comprender hemos de generar ciertos reportes básicos, para lo cual utilizaremos una de las más poderosas herramientas de Excel, las TABLAS DINAMICAS.

Utilizando tablas dinámicas de Excel construiremos los reportes básicos de un sistema contable, tales como:

-       Libro Diario

-       Balance de Comprobación

-       Estado de Resultados

-       Balance General

Además hemos de crear una sub base de datos que con la cual podremos crear el Libro Mayor.

La sub base es un proceso, mejor dicho, una complicación necesaria ya que el Libro Mayor debe manejar los saldos del mes anterior y los saldos del mes actual que se esté consultando.