Como Hacer un Sistema Contable Con Microsoft Excel Cap. 011

Menu.

Ya tenemos nuestro sistema contable, pero nos falta algo que no es vital pero si de mucha utilidad, un menú, el cual nos servirá para navegar por el sistema, habrán notado que en todas las hojas existe un botón de “Ir a Menu”, este no funcionara para nada si no hay una hoja “Menu” claro.

Esta es una simple hoja de Excel con botones que ejecutan unas macros, ya hemos visto algunas en las hojas anteriores, asi que solamente colocare las macros aun no he descrito.

Macro: IrPartidas

Sub IrPartidas()

    Sheets("Registros").Select

    Range("D4").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa en con el botón “Registrar Partida”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “Registros” que es donde ingresamos nuestras partidas de diario.

Macro: IrCat

Sub IrCat()

    Sheets("Catalogo").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa con el botón “Catalogo”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “Catalogo” que es donde registramos nuestro catalogo de cuentas contables.

Macro: IrBalComp

Sub IrBalComp()

    Sheets("BalanceComprobacion").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa con el botón “Balance Comp.”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “BalanceComprobacion” que es claro como su nombre lo indica, nuestro Balance de Comprobación.

Macro: IrBalGen

Sub IrBalGen()

    Sheets("BalanceGeneral").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa con el botón “Balance General”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “BalanceGeneral” que es claro como su nombre lo indica, nuestro Balance General.

Macro: IrEstRes

Sub IrEstRes()

    Sheets("EstadoResultados").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa con el botón “Estado Resultados”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “EstadoResultados” que es claro como su nombre lo indica, nuestro Estado Resultados.

Macro: IrLibMay

Sub IrLibMay()

    Sheets("LibroMayor").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa con el botón “Libro Mayor”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “LibroMayor” que es claro como su nombre lo indica, nuestro Libro Mayor.

Macro: IrLibDia

Sub IrLibDia()

    Sheets("LibroDiario").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa con el botón “Libro Diario”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “LibroDiario” que es claro como su nombre lo indica, nuestro Libro Diario.

Macro: IrBaseDat

Sub IrBaseDat()

    Sheets("BaseDatos").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa con el botón “BD General”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “BaseDatos” que es claro como su nombre lo indica, nuestra Base de Datos.

Macro: IrLMBD

Sub IrLMBD()

    Sheets("LMBD").Select

    Range("A1").Select

End Sub

Esta es la macro que se activa con el botón “BD Libro Mayor”, su función es llevarnos inmediatamente a la hoja “LMBD” que es claro como su nombre lo indica, nuestra Sub Base, la que creamos para manejar nuestro reporte de Libro Mayor.

Macro: ActualizaTD

Sub ActualizaTD()

    Sheets("LMBD").Select

    Range("A1").Select

    ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotCache.Refresh

    Cells.Select

    Cells.EntireColumn.AutoFit

    Range("A1").Select

    Sheets("LibroMayor").Select

    Range("B6").Select

    ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotCache.Refresh

    Cells.Select

    Cells.EntireColumn.AutoFit

    Range("A1").Select

    Sheets("LibroDiario").Select

    Range("B7").Select

    ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotCache.Refresh

    Cells.Select

    Cells.EntireColumn.AutoFit

    Range("A1").Select

    Sheets("EstadoResultados").Select

    Range("B6").Select

    ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotCache.Refresh

    Cells.Select

    Cells.EntireColumn.AutoFit

    Range("A1").Select

    Sheets("BalanceGeneral").Select

    Range("B6").Select

    ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotCache.Refresh

    Range("E6").Select

    ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica2").PivotCache.Refresh

    Cells.Select

    Cells.EntireColumn.AutoFit

    Range("A1").Select

    Sheets("BalanceComprobacion").Select

    Range("B6").Select

    ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica1").PivotCache.Refresh

    Range("E6").Select

    ActiveSheet.PivotTables("Tabla dinámica2").PivotCache.Refresh

    Cells.Select

    Cells.EntireColumn.AutoFit

    Range("A1").Select

    Sheets("Menu").Select

    Range("A1").Select

End Sub

                                  

Esta es la macro que se activa con el botón “Actualizar”, su función es recorrer todas las hojas y actualizar todas las tablas dinámicas, esto claro para ver todos nuestros reportes con saldos actualizados con los últimos registros que hayamos ingresado.

Si conocen el uso de las formulas que aquí he usado mis explicaciones en su uso están de más, pero si no lo conoces pido disculpas si no he sido lo suficientemente claro y por todo aquello en lo que me haya quedado corto.

Como verán armamos un sistema contable básico, que puede ser utilizado (como he dicho anteriormente) por cualquier micro, pequeñas y algunas medianas empresas, pero no creo que sea funcional mas allá de eso al menos en su estado actual, pero puede ser tomado como base para un sistema más profesional.

Algunos datos de las limitantes de este sistema, tales como que el archivo de Excel que se ha utilizado es el formato 2000 - 2003, por lo cual sus hojas contienen 65536 líneas, no lo migre a otra versión ya que note que aun en una computadora Pentium 4 con 2gb de RAM funcionan sin problema las formulas y por su puesto una micro y pequeña empresa no dispone (por lo general) de lo último en tecnología, y claro está que todo mi aporte es con enfoque a este sector.

Tomando en cuenta lo anterior, veremos que la hoja “Base de Datos” dispone de 65533 líneas (Descontamos 3 líneas, 1 de encabezados y 2 más que quedan con ceros), podemos calcular la cantidad de registros que soportara nuestro sistema.

Líneas en Hoja Base de Datos	Líneas por Partida de Diario	Total Partidas al Año	Total Partidas al Mes
65,533	60	1,092	91
65,533	50	1,311	109
65,533	40	1,638	137
65,533	30	2,184	182
65,533	20	3,277	273
65,533	10	6,553	546
65,533	6	10,922	910
65,533	4	16,383	1,365
65,533	2	32,767	2,731

Aquí concluye mi aporte, me gustaría dar los reconocimientos necesarios pero si lo hago esta pequeña obra se extendería demasiado ya que empezaría agradeciendo al todo poderoso y terminaría con la señora de la limpieza, y es que todos y cada una de las personas que se han cruzado en mi camino por esta vida me han enseñado algo, y considero que sigo aprendiendo y espero tomar siempre lo bueno de cada uno y aportarle algo bueno a ellos, mis agradecimientos y buenos deseos a todos los que se cruzan conmigo día a día.